স্কুল ERP সফটওয়্যার বাস্তবায়নে ব্যর্থ হওয়ার পিছনে কারন

প্রায় আমরা দেখতে পাই যে স্কুল এবং কলেজে ERP ব্যর্থ/অকার্যকর। এখন এ বিষয়ে যে প্রশ্নটি আসে তা হচ্ছে কেন? প্রচুর উদাহরণ রয়েছে যেখানে আমরা দেখেছি একই ERP সফটওয়্যার এক শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে চমৎকারভাবে বাস্তবায়িত হয়েছে এবং অন্যটিতে ভালভাবে কাজ করেনি। এইক্ষেত্রে কারন কি হতে পারে? আমরা সেটাই খুঁজে বের করার চেষ্ঠা করব।

 

উদ্দেশ্য সম্পর্কে স্বচ্ছতার অভাব

 

বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই দেখা যায় যেসব শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে ERP বাস্তবায়ন ব্যর্থ হয় তাদের ব্যবহারের পেছনে কোনও সঠিক লক্ষ্য নেই। যখন একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠান হিসাবে আপনার সাফল্যের পথে আপনি কি আশা করেন তার স্পষ্ট এবং নিশ্চিত সংজ্ঞা আপনার কাছে নেই তখন আপনার সফল হওয়ার আশা করা উচিত নয়। এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে সফটওয়্যারটি প্রয়োগের মাধ্যমে আপনি কি লক্ষ্য করছেন সেটি সম্পর্কে আপনার স্পষ্ঠ ধারনা থাকতে হবে। এটির আর্থিক সুবিধা সম্পর্কেও আপনার জানা উচিত। আপনি যদি এই সমস্ত লক্ষ্যগুলি স্পষ্টভাবে স্থির না করেন তবে আপনি কেবল একটি অনিশ্চিত ফলাফল আশা করতে পারেন। ঠিক এই কারনে ERP বাস্তবায়নের প্রাথমিক পর্যায়ে এই জিনিসগুলি সম্পর্কে আপনার স্পষ্ট ধারনা থাকতে হবে।

 

ব্যবহারকারীদের সঠিক ট্রেনিং এর অভাব

 

আপনি যদি চান আপনার ERP ঠিক মত কাজ করুক তাহলে অবশ্যই আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে এটার ব্যবহারকারীদের যেন সঠিক ট্রেনিং দেওয়া হয়। এটা আসলে ভাবা ঠিক না যে টেকনোলজি সব করে দিবে এবং ব্যবহারকারীদের কোন কিছুই জানার প্রয়োজন নাই।

 

ERP কে একটি ইনভেষ্টমেন্ট হিসাব চিন্তা না করে একটি খরচ হিসাবে চিন্তা করা

 

আসলে ERP হলো একটি ইনভেষ্টমেন্ট কিন্তু বেশির ভাগ ক্ষেত্রে স্কুল গুলো একে একটি খরচ হিসাব চিন্তা করে। স্কুল গুলো চিন্তা করে না আজকে আপনি যে ERP সেট আপ করলেন এটা আপনাকে খুব তাড়াতাড়ি অনেক কিছু রিটার্ন করবে। মজার বিষয় হলো আর এ কারনেই স্কুল গুলো খরচ কমানোর চেষ্টা করে এবং তারা খুজে সব থেকে কম মূল্যের সফটওয়্যার। আর এভাবেই তারা সবশেষে এখন একটি প্রতিষ্ঠান থেকে ERP ক্রয় করে যাদের গুনগত মান ভালো না এবং তাদের তৈরী ERP ব্যার্থ হয় ।

 

বাস্তব পরিবর্তনে অনিহা                                                                                            

 

অনেক সময় স্কুল ERP বাস্তবায়ন করতে পরে না ছোট ছোট কিছু কারন তার মধ্যে একটি হলো ERP বাস্তবায়নের ফলে বাস্তবে যে পরিবর্তন গুলো আনার প্রয়োজন সেই গুলোতে অনিহা প্রদর্শন করে । বাস্তবে যখন একটি কম্পিউটার নিয়ন্ত্রিত সিস্টেম বসানো হবে সেখানে বাস্তবের কিছু কিছু যায়গায় পরিবর্তন আনতে হয় কারন আমরা বাস্তবে অনেক কিছু ঠিকভাবে করি না ।

 

সফটওয়্যারকে দূর্বল ভাবে পরিচালনা করা

 

আপনার স্কুলে ERP বাস্তবায়িত নাও হতে পারে যদি একটিকে দুর্বল ভাবে পরিচালনা করা হয়। সুতরাং একটি ERP বাস্তবায়নে প্রয়োজন একজন ম্যনেজার যিনি সবসময় এটির খোজ খবর নিবেন। আপনি হয়তো ভাবছেন ERP ক্রয় করলেন আর এটি থেকে আপনি সুফল পেতে শুরু করবেন তাহলে আপনার ভুল হচ্ছে। সুফল তখন ই পাবেন যখন আপনি বা আপনার প্রতিষ্ঠান এটিকে ঠিক মত পরিচালনা করবেন ।

 

প্রয়োজনীয় তথ্যের অভাব

 

ERP বাস্তবায়ন করার পুর্বে আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় তথ্য যেগুলো সংরক্ষণ বা ব্যবহার করা হবে সেই গুলো ঠিক মত গুছিয়ে ফেলতে হবে কারণ একটি ERP তখনই সঠিক ভাবে বাস্তবায়িত হবে যখন তাতে ঠিক মত তথ্য দেওয়া হবে ।

 

প্রযুক্তিগত সমস্যা

 

প্রথমে একটি ERP অনেক প্রতিকুলতার মধ্যে পড়তে পারে । সেখানে থাকতে পারে হার্ডওয়্যার জনিত সমস্যা, সফটওয়্যার সংক্রান্ত সমস্যা ইত্যাদি। কিন্তু এই ধরনের সমস্যা হতেই পারে এর থেকে উওরণ এর একটিই উপায় হলো আপনার ইচ্ছা এবং লক্ষ্য পুরন না হওয়া পর্যন্ত লেগে থাকা।

 

আপনার একটা বিষয় মনে রাখতে হবে ERP বাস্তবায়ন সহজ বিষয় না। অনেক সময় লাগে। সব কিছু নির্ভর করে আপনার স্কুলের ইচ্ছা, বিক্রেতা প্রতিষ্ঠানের ইচ্ছা এবং সর্বপরি একটি ভালো ERP এর উপর। তবে যত যাই বলেন না কেন প্রযুক্তির এই যুগে ERP এর কোন বিকল্প নাই আপনি যত তাড়াতাড়ি এর বাস্তবায়ন করতে পারবেন ততই আপনার, আপনার স্কুলের, ছাএছাএী সর্বোপরি সমাজের মঙ্গল হবে।

 

আপনাদের জন্য শুভ  কামনা থাকলো।